IT-Service & Resource Coordinator (m/w/d)(m/w/d)

Du möchtest kaufmännische Verantwortung mit IT-Themen verbinden und Prozesse nicht nur begleiten, sondern selbst gestalten? Dann übernimmst Du bei uns eine zentrale Rolle innerhalb der internen IT.

Als IT-Service & Resource Coordinator (m/w/d) steuerst Du die organisatorischen, kaufmännischen und administrativen Abläufe rund um unsere IT-Ressourcen und Services. Du arbeitest an der Schnittstelle zwischen IT, internen Fachbereichen und externen Dienstleistern. Dabei sorgst Du dafür, dass Beschaffungen, Verträge, Lizenzen, Assets, Kosten und Fristen transparent und verlässlich gesteuert werden.

Diese Position ist keine klassische Assistenz- oder reine Backoffice-Funktion. Du erhältst einen eigenen Verantwortungsbereich, baust tragfähige Strukturen auf und entwickelst die zugehörigen Prozesse kontinuierlich weiter. Damit entlastest Du unsere technischen IT-Kolleginnen und -Kollegen und legst zugleich den Grundstein für die zukünftige Säule „IT Service Management & Administration“.

Deine Aufgaben

• Du steuerst die Beschaffung von IT-Hardware, Software, Lizenzen und Dienstleistungen – von der Bedarfsklärung über die Angebotseinholung bis zur Bestellung und Lieferung.
• Du vergleichst Angebote, bereitest Entscheidungsgrundlagen vor und stimmst Dich eng mit IT, Fachabteilungen und Dienstleistern ab.
• Du behältst IT-Verträge, Kündigungsfristen, Verlängerungen und vereinbarte Leistungen im Blick.
• Du organisierst das Lizenzmanagement und stellst Transparenz über Bestände, Nutzungen, Laufzeiten und Bedarfe her.
• Du verantwortest die Pflege und Weiterentwicklung unseres Asset- und Bestandsmanagements.
• Du strukturierst und organisierst das IT-Lager und sorgst für nachvollziehbare Ein-, Aus- und Rückgabeprozesse.
• Du unterstützt die Ressourcen- und Bedarfsplanung und koordinierst die rechtzeitige Bereitstellung benötigter Arbeitsmittel.
• Du wirkst bei der IT-Budgetplanung, der laufenden Budgetübersicht und dem Forecasting mit.
• Du prüfst eingehende IT-Rechnungen, ordnest sie den richtigen Verträgen, Bestellungen und Kostenstellen zu und klärst Abweichungen.
• Du koordinierst externe IT-Dienstleister, hältst offene Punkte nach und sorgst für eine verlässliche Kommunikation.
• Du unterstützt Onboarding- und Offboarding-Prozesse, insbesondere bei der Planung, Bereitstellung und Rücknahme von IT-Ausstattung und Lizenzen.
• Du pflegst Dokumentationen und entwickelst administrative IT-Abläufe zu klaren, einheitlichen Prozessen weiter.
• Du erstellst und pflegst aussagekräftige Übersichten zu Kosten, Verträgen, Lizenzen, Assets, Beschaffungen und offenen Vorgängen.
• Du erkennst Verbesserungspotenziale und setzt praktikable Standards gemeinsam mit den beteiligten Bereichen um.

• Ein klar definierter Verantwortungsbereich innerhalb der IT mit echtem Gestaltungsspielraum
• Eine Position, in der Dein Organisationstalent und Dein kaufmännisches Verständnis unmittelbar zum Erfolg der IT beitragen
• Kurze Abstimmungswege und eine enge Zusammenarbeit mit technischen IT-Teams, Einkauf, Verwaltung und Fachbereichen
• Die Möglichkeit, Strukturen und Standards von Beginn an mitzugestalten
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit einer guten Mischung aus operativer Verantwortung und konzeptioneller Weiterentwicklung
• Ein praxisnahes Arbeitsumfeld, in dem Verlässlichkeit, Eigeninitiative und nachvollziehbare Prozesse zählen
• Die Perspektive, den Bereich „IT Service Management & Administration“ nachhaltig aufzubauen und als feste Säule innerhalb unserer IT zu etablieren

Du möchtest Verantwortung übernehmen und dafür sorgen, dass IT-Ressourcen und Services professionell organisiert sind? Dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.